¿Qué es una microforma?
Es una imagen reducida y condensada (compactada o comprimida) de un documento, que se encuentra grabada en un medio físico técnicamente idóneo, que le sirve de soporte material portador, mediante un proceso fotoquímico, de modo que tal imagen se conserve y pueda ser vista y leída con la ayuda de equipos visores, pantallas o métodos análogos; y pueda ser reproducida en copias impresas, esencialmente iguales al documento original.
La microforma con valor legal no es un simple producto de la digitalización, sino el resultado de un proceso riguroso y certificado de una línea de producción, supervisado por un fedatario informático.
¿Cómo se obtiene una microforma?
Inicialmente, los documentos originales son recibidos, inspeccionados, preparados y clasificados. Seguidamente, se procede a la digitalización, empleando escáneres especializados para capturar imágenes de alta resolución. Luego, las imágenes digitales son sometidas a un exhaustivo control de calidad, asegurando su fidelidad con respecto a los documentos originales. Posteriormente, se incorporan metadatos estructurados a cada documento digital, facilitando su organización, búsqueda y recuperación. En efecto, este paso es crucial para la gestión eficiente de la información.
A continuación, se realiza el proceso de micrograbación, que consiste en el traspaso de los documentos digitales a un soporte físico idóneo que garantice su inalterabilidad, durabilidad y accesibilidad. Es fundamental, entonces, el control de calidad, durante este proceso, también. Finalmente, el fedatario informático valida el proceso con su firma electrónica, posteriormente, los soportes físicos son almacenados que contienen las microformas en espacios con condiciones ambientales controladas.
¿Cúal es el rol del Fedatario Informático?
En el vasto mundo de la conservación documental, la microforma se erige como un bastión de seguridad y durabilidad. Por ende, su producción trasciende la mera digitalización, pues exige un proceso meticuloso y validado técnico-legal. En primer lugar, la generación de una microforma con valor legal se efectúa a través de una línea de producción especializada, sometida a rigurosas auditorías y certificaciones. De esta manera, se garantiza la calidad y fidelidad de la información registrada.
Ahora bien, la figura central en este proceso es el fedatario informático, un profesional de derecho investido de fe pública por el Estado peruano, que, supervisa y certifica cada etapa. Así pues, su firma y sello otorgan a la microforma su valor legal y jurídica necesaria. Por consiguiente, las microformas carentes de esta certificación carecen de valor legal.
¿Todas las microformas tienen valor legal?
Para que una microforma alcance la categoría de documento con pleno valor legal, es fundamental que cumpla con una serie de características meticulosamente definidas. En primer lugar, la fidelidad e integridad se erigen como pilares centrales; en otras palabras, la microforma debe ser una reproducción exacta del documento original, sin que se produzcan alteraciones o pérdidas informativas. Por consiguiente, el proceso de digitalización y micrograbación ha de ejecutarse con la máxima calidad.
Asimismo, la durabilidad e inalterabilidad constituyen atributos indispensables. Así pues, los soportes físicos empleados en la grabación y almacenaje de la microforma deben exhibir una resistencia superlativa al paso del tiempo, asegurando la preservación de los datos a largo plazo. De igual modo, la inmutabilidad de la microforma la habilita como prueba irrefutable en diversas circunstancias.
Por otra parte, la certificación por un fedatario informático confiere a la microforma su estatus legal. En efecto, un fedatario juramentado con especialización en informática, debe supervisar y certificar cada fase del proceso productivo. De este modo, su firma y sello ratifican la legitimidad de la microforma.
Adicionalmente, un proceso de producción certificado resulta crucial. Es decir, la microforma debe originarse en una línea de producción que cumpla las normas técnicas específicas y que haya sido objeto de auditorías y certificaciones por entidades competentes. Por ende, la microforma habrá de contener las actas de apertura y cierre, debidamente suscritas por los responsables delproceso y de la línea de producción.
Además, la inclusión de metadatos estructurados facilita la organización, búsqueda y recuperación eficiente de la información. En consecuencia, este aspecto reviste una importancia superlativa para la gestión eficaz de los archivos.
Finalmente, el almacenamiento adecuado salvaguarda la integridad de la microforma. Esto es, se requiere un entorno ambiental controlado para prevenir su deterioro y garantizar su conservación.
- Fidelidad e integridad
- Durabilidad e inalterabilidad
- Certificación po un fedatario informático
- Proceso de producción certificado
- Metadatos estructurados
- Almacenamiento en ambientes especiales
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